仕事時間短縮方法:紙とエンピツさえあれば始められます!

From:自立型ビジネスマン育成塾長 金子誠志

「時間がたりない」
「毎日、とても忙しい」
「やることが多過ぎる」

もしかしてあなたは
そんな毎日を過ごしていませんか?

もしそうなら今日の話は
きっと参考になると思います。

仕事時間が激減するかも・・・

仕事時間の中身の捉え方を
工夫するだけで大きな改善が
期待できるからです。

私自身でいえば、例えば
平均2時間ほどかかっていた仕事が
40分になってしまったこともあります。

120分が40分ですから、
『時間が1/3になった』ということ。

この方法を取り入れた人は皆さん、
効果を実感されているようです。

ほとんどの人が、最初は
「そんなことで効果があるの?」
と疑問を口にします。

でも、実際に取り組んでもらうと
その効果はてきめんの様子。

ではそれはどのような方法か。
その話に行く前に、ここで
あなたに質問です。

家計簿をつけたこと、ありますか?

あなたは家計簿、あるいは小遣い帳
をつけたことがありますか?

つけたことがあれば、おわかり
だと思いますが、それによって多くの
気づきが得られたことでしょう。

家計簿などをつけたことがなくても、
「中身はだいたい把握しているから」
と考えるのが一般的です。

ところが、実際につけてみると
それがいかに大雑把だったか、きちんと
把握できていなかったかを痛感させられます。

大した金額ではないと思っていた
娯楽費や交際費が一月分を合計したら
それなりの金額になっていた。

外食費が大きなウェイトを占めていた。
そんな発見が頻繁に起きるんです。

こうして実態を知ると、そこに
コントロールが働くようになります

結果、お金の使い方が
改善されていくんですね。

家計簿や小遣い帳は、お金の使い方
を正確に知り、対策を立てるための
大切な手段、といえるでしょう。

仕事時間を把握しているといえるか?

では、ここで
あなたに再び質問。

一日は誰にも24時間しかありません。
その限られた資源の使い方をあなたは
把握している、といいきれますか?

ご自身の行動ですから、
もちろん答えは「Yes」だと思います。
そこで、続いてもう一つお聞きします。

その使い方を正確に計測
できているでしょうか?

どんな仕事に何分使ったか、
把握しきれていますか?

もしここでも「Yes」ということなら、
以下はスルーしてください。

既にあなたは時間を十分に
有効活用している人だと思うからです。

でも、もし「そこまでは・・・」
ということなら、今日の内容を
ぜひお試しください。

本日のテーマは、
仕事時間短縮方法:紙とエンピツさえ
あれば始められます!

紙とエンピツさえあればできる
仕事時間短縮に大きく貢献して
くれる方法だからです。

では、そのために
なにをすればいいか。

仕事時間短縮、その方法とは?

既にお気づきでしょう。
そうです、個々の仕事時間を
記録するんです。

用意するのは紙と筆記具だけ。
紙もメモ帳のようなもので構いません。

その紙に、
取り組んだ作業等を細かく
記録していきます。

記録するのは、以下4項目。
内容、開始時刻、終了時刻、かかった時間。
例えば、次のような感じです。

出社8:25
朝会8:30~9:00(30分)
メールチェック9:00~9:22(22分)
メール返信9:22~9:38(16分)
新規メール作成9:38~9:53(15分)
上司に相談9:53~10:07(14分)
コーヒータイム10:07~10:15(8分)
資料向け情報収集10:15~11:09(54分)
資料作り11:09~12:00(51分)
昼食・休憩12:00~13:00(60分)
外出準備13:00~13:22(22分)
移動13:22~14:15(53分)
待機14:15~14:30(15分)
打ち合わせ14:30~15:55(85分)
※以下省略。

記録の際、気をつけて
欲しいのは以下3点。

1)できるだけ細分化し、記録

例えば資料作成といっても、そのための
情報収集に時間がかかることもあります。

場合によってはなんらかのデータ分析
が必要になるかもしれません。

記録の際は、「資料作成」とひとまとめにせず、
「情報収集」「データ分析」「資料作り」と
いったようにできるだけ細分化します。

なににどの程度の時間を使ったか、
正確に把握するためです。

2)待機時間なども個別に記録

例えば、打ち合わせ場所に早く着き、
待ち時間があった場合はそれも
個別項目として記録します。

これも時間の使い方を
正しく把握するためです。

3)仕事以外の時間も記録

気分転換のおやつタイムや一服なども
漏らさず書きこんでください。

こうして、一日の作業を終えたら、
その日をどのように使ったか、
自分なりに振り返ります。

メール:○○分
資料作成:○○分
移動:○○分
打ち合わせ:○○分

ここでは、全体を俯瞰することが
目的ですから、例えば、「メール」の中に
チェック/返信/新規作成をまとめます。

どのようにまとめるかは、
ご自身の仕事内容に応じ
工夫してみてください。

記録が気づきを促し、時短に直結

このようにすることで
2つの効果が生まれます。

<効果その1> 発見がある。

例えばメール時間が、思っていたより
長いとか、一服が多いとかですね。

そこに気づくと、
改善の必要性を感じるでしょう。

そこで取り組む創意工夫こそが
時間の使い方改革につながるんです。

家計簿などをきっかけに
お金の使い方を見直すのと同様ですね。

<効果その2> 作業時間が早まる。

毎日記録していくと、強く
時間を意識するようになります。

すると自然と集中力が高まり、
作業スピードがアップしていくはずです。

記録を付け始めると、同じような
作業の場合、以前にかかっていた
時間も気にするようになるでしょう。

すると「この仕事は前回23分だったな」
という意識が働き、過去の自分との
競争が知らず知らずの内に起こります。

「良きライバルが人を上達させる」
といいますが、過去の自分は
ある意味で最適のライバルかと。

そこに競争意識が働くことで、
いつの間にか作業スピードが
アップしていくんですね。

終わってみれば、
「今回は20分だった」
となるわけです。

まずは一週間、お試しください

ということで、
以上が仕事時間短縮、
その方法でした。

が、そんなことで本当に
時間が短縮するかな、という
疑問が消えないかもしれません。

ですが、実際に取り組んだ人は
確かにその成果を感じて
いただいています。

まずは一週間だけで構いません。
記録にチャレンジしてみませんか?

きっと、あなたもその効果を
実感していただけるはずです。

PS

「紙とエンピツ」と書きましたが、
もちろんスマホやPCといった
電子機器でも構いません。

ポイントは、
「とにかく記録する、
そして振り返る」こと。

特に最初は面倒に感じるかも
しれませんが、作業時間短縮のため
と思って挑んでみてください!

PS2

本内容の続きである、以下記事も
ぜひご覧ください。
繰り返しの作業時間短縮に効果的な方法

関連記事

  1. 周囲の変化に対応できていますか?

  2. 優先順位の付け方で仕事の信頼度が決まる!

  3. 繰り返しの作業時間短縮に効果的な方法

  4. 「仕事が多い、終わらない」そんな状態からの脱出法

  5. あなたが痩せないのはなぜか、ご存知ですか?

  6. 仕事の進め方に効果発揮のスキル

PAGE TOP