繰り返しの作業時間短縮に効果的な方法

From:自立型ビジネスマン育成塾長 金子誠志

限られた時間をいかに有効活用するか。
そんな問題を解決する手法として、前回
時間の記録が効果的、という話をしました。

前回記載からちょうど一週間経ちますが、
実践いただきましたか?

実践されたなら、きっと
なんらかの成果が出ていると思います。

これ、過去に取り組んだ人達は、
ことごとく結果に繋げているもの。

ですから、もしまだ試されていないなら、
早速明日からでも始めてみてください。

時間記録法は繰り返し作業に最大効果

さて、本日は
『繰り返しの作業時間短縮に効果的な方法』
というタイトルにしてみました。

前回お伝えした時間記録法が
最も効果をあげる分野が、実は
繰り返しの作業時間短縮なんです。

数ある仕事の中身を見ていくと、
同じような作業を繰り返さなければ
いけないものってありますよね?

例えば伝票処理とか、経費精算。
あるいは数値や文字の入力。
資料の複数コピーなんかもそうかも・・・。

それらが1~2件ならいいですが、
何十件も処理するとなると、
徐々にめげていきませんか?

めげる作業は効率低下を招く

めげるだけなら気持ちの問題ですが、
そういった際は作業効率も
著しく低下してしまいます。

そんな楽しさのかけらもないような
繰り返し作業こそ、今回の記録法が
時間短縮に大活躍してくれるんです!

前回、この方法によって2時間の作業が
40分になった例を紹介しましたが、
それがまさに繰り返し作業。

ですから、繰り返し作業こそ、
時間記録法を積極活用ください。

では、具体的にどうすればいいか?
例えば、伝票処理を例に挙げましょう。

30枚の伝票を処理するとしたら・・・

今日は伝票処理の日。
あなたは30枚ほどの伝票を
処理しなければなりません。

処理にかかる時間は伝票の内容によって
若干異なりますが、1枚当たり5~10分程度
の時間がかかる、としましょう。

1枚5分だとしても、全体で150分、
2時間半を要する作業となります。

でも、毎回のことですが、徐々に集中力が
低下し、結果的に半日以上を費やすのが
最近のパターンになっている。

そこで時間記録法の登場です。
1枚処理ごとに記録してもいいですが、
今回は2枚処理ごとに記録することにします。

つまり30枚の伝票を15のグループに分け、
その処理時間を記録していく、ということです。

時間記録法が作業スピードをアップ

さて、結果はどうなると思いますか?

実際にやっていただくとわかりますが、
この方法をとると、作業効率の低下が
あまりみられなくなります。

人によっては、処理を進めるほどに
作業時間が少しずつ改善し、短くなっていく
なんていうことも少なくありません。

あなたの中の競争心が時短の源泉

なぜ、そのようなことが起こるか?

その理由は、前回も触れましたが、
知らず知らずの内に競争心が芽生えるから。

時間を記録することで、過去の自分、
例えば3回目の計測の際、1・2回目の
実績と無意識に比較しているんです。

すると、これまた無意識の内に
過去より良い結果を出そうと、早く
仕上げる努力をしてしまうんですね。

結果、時間の経過とともにスピードが
アップする、なんていうことが
起こってくるわけです。

ですから、繰り返し作業の際は、
ぜひ時間記録法を試してください。
きっと効果を実感いただけると思いますよ。

グルーピングは5~15分を目安に

あ、実施の際、一つだけ
留意して欲しいことが・・・。
それがグルーピング。

つまり、どの程度の作業量を
1グループとし、時間を計測していくか。

例えば、表への数値入力作業をする場合、
一件入力ごとに時間を記録していては、
記録自体が工数となってしまいます。

なので、内容によりますが、
だいたい5~15分くらいかかる作業を
1グループとして計測するのがおススメ。

私も実際にこの方法を使うことで、
作業時間が1/3になったことがあります。

ということで、あなたも繰り返し作業が
あるなら、ぜひお試しください。

その効果に、きっと
びっくりすると思います。

PS

この方法は、繰り返し作業時間短縮に
劇的効果を発揮すると思いますが、
そうはいっても限界があります。

やればやるほどにどんどん短くなり、
例えば2時間の作業が10分に
なることはありません(笑)。

その辺りはあらかじめ
お含みおきください。

関連記事

  1. 周囲の変化に対応できていますか?

  2. あなたが痩せないのはなぜか、ご存知ですか?

  3. 仕事の進め方に効果発揮のスキル

  4. 優先順位の付け方で仕事の信頼度が決まる!

  5. 「仕事が多い、終わらない」そんな状態からの脱出法

  6. 仕事時間短縮方法:紙とエンピツさえあれば始められます!

PAGE TOP