論理的な伝え方のコツ-その4ステップ

From:自立型ビジネスマン育成塾長 金子誠志

言いたいことが、相手にうまく伝わらない。
そんな経験をしたこと、ありませんか?

日本人の多くが伝わらず苦しむ

実はこれ、多くの日本人が
ごくごく普通に感じていること。

なぜ、そういえるか?
国(文化庁)の調査で63%の人が
そういった経験がある、と答えているから。

でも、さらに驚くのはその次の質問です。
原因を聞くと、その半数以上(55%)が
「自分の話し方に問題がある」と答えている。

自分の考え・思いを伝えることが
いかに難しいか、ということでしょう。
あなたはいかがですか?

特に仕事の場では、内容はもちろん、
つじつまが合っているか、つまり
論理的かどうかも問われます。

同じ内容を伝えるにしてもロジカルな
話し方ができれば、着実に信頼性が高まる

一方、そうでなければ、
ダメの烙印を押されかねません。

ということで、本日は
『論理的な伝え方のコツ』という
テーマでお伝えしたく思います。

ポイントを知ればすぐロジカルトークに

もしかして、“論理的”と聞くと
「難しそう!」と感じるかもしれませんが、
決してそんなことはありません。

読んでいただければわかりますが、
今日からだって実践できる内容です。

例えば上司報告の際、あるいはメンバーや
部下への説明の際、さらには会議の場など、
さまざまなシーンで利用可能

ですから、大いに役立てて
いただきたいと思います。

では、早速その方法に入りましょう。
なにかを伝える際は以下4ステップを
踏むようにすると伝わりやすくなります。

1)結論
2)理由/背景
3)詳細・具体例
4)(再度)結論

人の心理に応えると理解されやすい

なぜ、こうすると伝わりやすいか?
聞き手が理解しやすくなるか?

例えば上司(課長)に報告するシーン
をイメージしてもらえますか?

「○○課長、プロジェクトAの件で
少し報告したいんですが・・・」

これを聞いた課長は、
「なにを報告したいんだろう?」
という疑問が頭に浮かぶ
と思いませんか?

多忙な課長からすれば、早く報告の結論
(ポイント)が知りたいと思うはず。

ですから、『プロジェクトAに関する報告』
で一番重要な点を最初に伝えます。

但し、結論が込みいっていて、
一言では伝えきれないと思われる場合、
冒頭は概要を話すだけでも構いません。

「○○にトラブルが生じまして
 進捗に遅れが出てきました」

「○○の検証が思った以上に順調でして、
 予定を前倒しできそうです」

そんな感じで、とにかく
自分の一番いいたいことを
まずは相手に話してください。

結論に続いては、その理由や背景
を伝えるようにします。

上述の「トラブルによる遅れ」の例なら
なぜそうなったかを伝える、ということ。

“遅れ”という結論を知った
上司からすると「それはなぜ?」
という疑問が湧く
と思いませんか?

ですから、そうなった要因や事情を説明
すると、再び聞き手である上司の疑問に答える
こととなり、納得してもらいやすいんです。

その際、結論を裏付ける数値(データ)
や資料があると、なお好ましいでしょう。

ここまでくると、一般に聞き手の頭の中は
大枠を理解した、という状態になります。

そこでようやく各論の説明に
入っていく、という流れです。

トラブル報告なら、その詳細、あるいは
今後の影響、対策などに触れてもいいでしょう。

この段階で聞き手がけげんそうな顔をしている
場合、「ご不明点はありますか?」といったように
相手が理解したか、確認
するのも効果的。

こうして一通りの説明を終えたところで
最後にもう一度結論(ポイント)に戻ります。

上記例なら、例えば
以下のような感じでしょうか。

「そのような訳で予定より進捗が一月ほど
 遅れています。対策を検討していますから、
 一週間以内に再報告させてください」

実際のトークでは以下4ステップを

実際に話す際は、「以下4ステップで話す」
という風に覚えておくといいかもしれません。

1)結論から言うと(結論)
2)なぜなら(理由・背景)
3)具体的には/例えば(詳細・具体例)
4)もう一度まとめると(結論の繰り返し)

この流れで説明すると、伝わりやすいと同時に
“整理されている感”が醸し出されます。

話が論理的かどうかは、聞き手が判断すること。
ですから、 “整理されている感”が伝わると、
論理的に聞こえる
、というしだいです。

ということで、もしうまく伝わらないと
感じているなら、上記流れを実践
されてはいかがでしょう?

PS

今回説明した4ステップは、
仕事の場はもちろん、プライベート
にも役立つと思います。

特に、話をした後、相手に具体的に
行動して欲しい場合、効果大かと・・・。

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