優先順位の付け方で仕事の信頼度が決まる!

From:自立型ビジネスマン育成塾長 金子誠志

今日は、読者さんから頂戴した質問を
共有させていただこうと思います。

セミナーでも同じようなことを聞かれるケースが
少なくありませんから、あなたにも参考にして
いただけるだろうと思いまして・・・。

期限内に仕事が終わりそうもない!

どんな質問かといいますと、
「甲乙つけがたい仕事があった場合、
どう優先順位付けするか?」
というもの。

仕事をしていれば、複数の作業が同時進行、
なんていうことも、けっこうありますよね?

同じボスから指示されたものなら、
期限内に全てを終わらせるのが難しそうな場合、
「どうしましょう?」と優先度を相談できます。

でも、部門を超えたプロジェクトだったり、
あるいは他部署からの依頼だったりして、各々
の作業のボスが異なることだって起こり得ます。

ボスが異なってしまうと、どう対応するか、
その優先度合いをどうするか、自分で
判断しなければなりません
よね?

※優先順位の付け方については、こちらに詳しく
 記してありますので、併せてご覧ください。

同じくらい緊急&重要な仕事が重なった!

で、ボスが異なる案件の場合、
どのように優先順位付けすればいいか?

仕事って一般に、緊急度と重要度を
加味し、その順番を決めませんか?

でも時に、両方とも同じくらいに
『緊急&重要』ってことだってあるはず。
そういう場合、あなたはどうしています?

寝る間を削ってでも終わらせる、
という答えも一つではありますが、
それはあまり身体に良くありません(笑)。

では、どうするか?

私のおススメは、危機的状況、要は「両方を
期限までに終わらせるのは無理」とわかった
時点で双方のボスに相談
する、というもの。

といっても、「ちょっと無理です」とストレート
にいってしまったら、相手を怒らせてしまうかも
しれませんし、だいたいにして信頼を失います。

3つのポイントを押さえ相談しよう!

そういった相談をする際は、以下3点を
押さえておくと、話が比較的スムーズ。

1)自分の苦しい状況を正直に伝える
2)自分なりの代替案を示す
3)その上で、相手の判断を尊重する

困った状況を相談されれば、よほど険悪な関係
になっていない限り、むげにされないもの。

ですから、まずは自分の置かれた(困った)
状況を包み隠さず説明するようにします。

その際、注意すべきは、できるだけ
客観情報を中心にすること。

困っているという気持ちを必死に
訴えても、それは時に逆効果。

「今さらいわれても困るよ。そっちで
なんとかしてよ」と切り返されてしまう
可能性だって否定できません。

ロジカルかつ具体的に・・・

ですから、すべき作業がどれほどあり、
それをするのにどれだけの時間がかかるか、
できるだけロジカルに伝えます。

その上で「一部仕事の完成が、いついつまで
ずれる可能性がある」といったように、
影響の範囲を具体的に提示。

その際、必ず自分なりの代替案を示すことが
相手の怒りを鎮めますから、お忘れなく。

例えば、暫定対応(応急処置)を
するとか、進捗報告の頻度を増やす、
などが挙げられるでしょう。

もちろん、代替案については、あなたの状況に
応じ検討いただければ、よろしいと思います。

全てを一通り説明した後は、
相手の判断に委ねるのもポイント。

期限を守れないのは、いいことでは
ありませんが、そういったことが起こる
のも現実にはよくある話です。

無理して勝手に優先順位を決めるより、
相手を巻きこむ方が相手の意思が加わるため、
結果的に相手としても助かることも少なくない。

つまり、相手を巻きこむことで、ソフト
ランディングできる可能性が高まるんです。

ということで、甲乙つけがたい仕事が重なり、
優先順位を付けられない状態に陥ったら、
“巻きこみ力”を駆使されてはいかがかと?

PS

「案ずるより産むが易し」ではありませんが、
相談してみると、意外とあっさりけりが
つくことも少なくありません。

時には、当事者となるボス同士が直接調整して
くれる、なんていうことだって起こり得ます。

どのような場合も、ほんと
“ほうれんそう”って大切ですね。

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