パソコンデータを短時間で半分に整理する方法

From:自立型ビジネスマン育成塾長 金子誠志

一年って、あっという間に過ぎ去りませんか?
そう感じるのは、私が歳を取ったから
かもしれませんが(笑)。

それはさておき、今年も
年の瀬が着実に近づいています。

年末といえば“大掃除”。
自宅でも職場でも、一年の
すす払いが進められることでしょう。

あなたもすすを溜めこんでいませんか?

そんな中、すすがうずたかくなっている
にもかかわらず、目立たないゆえ、
放置され続ける場所
があります。

それも何年も、何年も・・・。
勘の鋭いあなたですから、もうお分かりでしょう。
そう、パソコン(以下PC)の中の話。

今日のテーマは、「PCデータを
短時間で半分に整理する方法」。

目立たないといっても、すすが溜まれば、
使い勝手が低下したり、動作が遅くなったり、
そんな弊害が生じかねませんよね?

そこで、今回と次回に分け、PCを
使いやすくする方法
をお伝えしたく思います。

今回がデータ削除編、そして次回が
データの使い勝手向上編です。

“整理”と“整頓”

早速といいたいところですが、その前に
言葉の意味を確認しておきましょう。

ものを片付けることを
“整理整頓”っていいますよね?

「整理+整頓」ということですが、
その真に意味すること、ご存知ですか?

世間一般には、整理も整頓も
同じような意味合いで使われていますが、
この2つ、実は大きな違いがあります。

整理とは、不要なものを廃棄すること。
そして整頓とは、整った状態にすること。

さらに重要なのがその順番。
最初に「整理」があり、その後に
「整頓」となっていますね?

職場や部屋だって全く同じ理屈

つまり、まずは不要なものを捨てる。
その上で必要なものを使いやすいように整える。
これが“整理整頓”という言葉の本来の意味。

要は、まずはとにかく捨てる
その上で残ったものだけ、使いやすいよう
再配置
しなければならない、ということ。

これ、例えば部屋片付けなどでも全く一緒です。

ものの配置を動かす(整頓する)ことで
片付けた気になりがちですが、まずは
捨てること(整理)がなにより大切。

お忘れなく・・・。

ということで、今回は整理の仕方、
そうです、PC内にある不要データを
いかに削除するかをご説明します。

思い出データに手を出すな!

では、本題に入っていきましょう。

あ、今回お伝えする整理整頓法は
仕事用PCはもちろん、プライベートPCにも
活かせますから、そのつもりでご覧ください。

さて、整理の際、最初にすべきが、
データ(ファイル)を大きく2つに分類すること。

どのように分けるかといえば、それが
“思い出データ”か“作業データ”か

あなたはこんな経験、お持ちではありませんか?

自宅で荷物整理をしようと
片付けていると、アルバム発見。
しばし見入ってしまい、手が止まった。

そうなんです、思い出ってやっぱり
見入っちゃうじゃないですか?

で、見入ってしまうと手が止まり、
結局時間だけが過ぎていく、という
事態に直面することになる。

思い出って大切ですからね。
これ自体は仕方ないことだと思います。
でも、それじゃ荷物が片付きません。

思い出は時間をかけゆっくり整理

PC内に溜まってしまったデータを
整理する時だって一緒です。

そこで最初に思い出データと作業データに分け、
考えるようにしてください。

その上でPCデータ全体を整理する際は、
思い出データに手を出さないようにしましょう。

写真など、「これは思い出のデータだ」
と思った瞬間、手を付けずスルーです!

思い出データは時に感傷に浸りながら、
心にゆとりがある時にゆっくり整理を(笑)。

それともう一つ、整理、つまり
捨てる際に重要なことがあります。
それが、“捨てる”行為に徹すること。

『整理しながら整頓』厳禁

捨てる時点で整頓のことを考えてはいけません
まして同時進行なんてもってのほかです。

これも手が止まってしまう
大きな原因になるからですね。

捨てる際は、とにかく捨てるモードに
突入してしまってください。

「ついでに少し整頓しておこう」という
発想はご法度、くれぐれもお忘れなく。

さて、思い出データは対象外にしましたから
廃棄すべきかどうか判断するのは
作業データのみということになります。

仕事でいえば、過去に作りかけた
途中版のデータとかですね。

実際の捨てる作業ですが、
以下2つの基準に沿い、実施します。

1)残すデータを選ぶ

一般にデータを整理する際は、
捨てるものを選ぶ人が多いです。
でも、これだとなかなか捨てられません。

ですから、「これは絶対に捨てられない」という
データだけをピックアップ
するようにします。

例えば、何度かやり直しが入ったデータの場合、
途中版のものと最終確定版の両方が
保存されていませんか?

その場合、最終版のみを
残すデータとして選択します。

それ以外は、実質的に使うことはありませんから、
仮に後ろ髪を引かれたとしても
廃棄してしまいましょう。

2)過去一年内に使ったデータを残す

残すデータを選択する際、
こちらの基準も意識して欲しいです。

それが過去一年内に使ったかどうか。
この一年の間、一度も使わなかったデータは
基本的に廃棄
するようにしましょう。

まとめると、まずは残すデータを選ぶ。
その際、過去一年内に使ったデータのみにする。

こうすると残すべきデータは
相当に減っていくはずです。

実際に一年後に再利用される資料は全体の1%
という実験結果がある
のをご存知ですか?

わずか1%のために、
PCの使い勝手が大幅にダウンするとしたら、
それって時間の無駄遣いかと。

ということで、過去一年内に
一度も使わなかったデータは
残さないようにしてください。

90%のデータが廃棄になることも

ちなみに、私がまだ会社員だった頃、
私の部署でこれを実施したところ、
部門サーバの使用量が1/10になりました。

つまり90%はなくても困らない
不要データだった、ということになります。

繰り返しますが、「過去一年内に使ったものの内、
残す必要のあるものだけを選ぶ」ですから、
お間違いなく。

あ、もしかしたらこんな疑問が
頭に浮かぶかもしれません。

「いっていることはわかるけど、
 でも迷うデータもあるからな。
 それってどうすればいいだろう」

判断に迷った際は「一時保存」

そういった時のために作業開始前に
「一時保存」フォルダを作成しておきます

そして、どうしても迷うデータがあった場合、
それをそのまま「一時保存」フォルダに
移動
させましょう。

こうしておけば、
廃棄するわけではありませんから、
いざという時にすぐ使えますよね?

その上で半年後に
「一時保存」フォルダを再チェックします。

その時にきっと気づくでしょう。
半年間「一時保存」フォルダに
一度もアクセスしていないことに。

つまりそれらはなくても支障のないもの、
ということになります

はい、そのタイミングで
一気に削除してしまってください(笑)。

もしかしたら、あなたのPCデータも、
半分どころか1/10になるかも。

ということで、
今回はPCデータの整理についてでした。

次回は整頓です。
データの使いやすさ向上に繋がる工夫。
こちらもぜひご覧ください。

PS

PC内のデータ整理の話をすると、「検索機能が
あるから」と反論されることがあります。

確かに検索機能は便利ですが、
適当な検索ワードが思い浮かばず、
結局は探すのに時間を要しかねません。

ですから、とにかく捨てる、
それは仕事効率アップの基本かと・・・。

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