PCデータ整頓術が仕事の効率を2倍にする!

From:自立型ビジネスマン育成塾長 金子誠志

前回お伝えしたデータ整理術、
実践いただけましたでしょうか?

もしまだであれば、パソコンデータの
整理(廃棄)、ぜひチャレンジしてください。
さて、今回はその続きです。

整理したデータを整頓する方法(使いやすい
ように整えること)に移っていきましょう。

あ、もしまだ(前回お伝えした)整理を
行っていないようであれば、まずは
そちらを先に実施くださいませ。

「それでは“整頓術”に」といいたい
ところですが、その前に大事な点を。

PCデータが使いやすい状態って?

整頓とは、使いやすいように整えることと
記しましたが、そもそも「データが使いやすい」
って、どんな状態だと思います?

いかがでしょう?

いろいろな意見があるかもしれませんが、
もし使いたいデータがすぐに見つかる状態
なっていたとしたら、いかがです?

どこかに保存されているはずだけど、
その場所がわからないっていうこと、
けっこうありませんか?

ですから、探すデータをすぐ発見できる
状態になっていること、それこそが
PCデータの整頓といえます。

ということで、得たい結果が明らかになりました。
では、PCデータ整頓術に入っていきましょう。

PCデータ整頓のポイントは2つ

PCデータを見つけやすくための
ポイントは大きく2つあります。

1)ファイル名に年月日を加える

まずはファイル名の付け方。
ファイル名って、付ける時は
それが最適だと思って付けますよね?

でも、暫くすると、どのような名前を
付けたか、うろ覚えになりませんか?

似たような名前のファイルが
一つのフォルダに入っていると、
どれがどれだかわからなくなります。

日付を加えよう!

そこでおススメが、
ファイル名の頭に日付を加えること。

例えば、12/1に作成した11/25開催の
部内会議議事録があったとしましょう。

その場合、次のようなファイル名にします。
『20201201_1125部内会議議事録』

日付は月日だけでなく、年も入れた方が、
複数年が一緒になった場合もわかりやすいです。
なぜ頭に作成日を入れるといいか?

上述の通り、ファイル名はうろ覚えに
なりがちですが、日付を頭に加えることで、
日付順にデータが並ぶようになるから。

すると、仮にうろ覚えになったファイルも日付と
ファイル名から探し出せる、というしだいです。

最初は日付入力が面倒に思うかもしれませんが、
慣れればどうってことない作業になるはず。

それによっていざという時、データを
めっちゃ探しやすくなりますから、
ぜひ実践してみてください。

ショートカット、使っていますか

2)ショートカットを活用する

続いて2つ目のポイントです。
それがショートカットの積極活用。
ショートカットってご存知ですよね?

例えていうなら、そのファイルの分身を
作るようなイメージでしょうか?
(厳密には違いますけど・・・)

ショートカットは、特に仕事上、
役立つ整頓術といえます。

先ほど、部内会議の例を挙げましたので、
その関連で考えてみましょう。

部内会議でとあるプロジェクトの
進捗を報告することになり、
その資料を作ったとします。

あなたならどっちにする?

あなたのPCには「部内会議」と「プロジェクト」
という2つのフォルダがあるとしましょう。

さて、この場合、この報告資料はどちらの
フォルダに入れるのが望ましいと思います?

正解は・・・。
「どちらでも構いません」(笑)

なぜかといえば、どこに保存したか
うろ覚えになった時こそ、問題が生じるから。

つまり、記憶がはっきりしている内は
どちらに保存しても探し出せるわけで、
問題になることはないといえます。

でも、人の記憶って時間とともに
薄れるじゃないですか?

そんなあいまいな記憶を手助けしてくれる
強力な武器こそ、ショートカットです。

「部内会議」資料であり、かつ「プレジェクト」
資料であるファイルの場合、まずはどちらか
一方のフォルダに保存します。

安易にコピーを作ると“危険”

その上で、そのショートカットを作成し、
それをもう一方のフォルダに保存してください。

コピーを作り、それぞれのフォルダに
保存してしまうと、中身に修正を加えた場合、
2つのファイルに差が生じてしまいます。

それでは後々不都合が生じやすいですし、
そもそも2つあることを忘れてしまう
可能性だってあるでしょう。

ところがショートカットを使えば、
元ファイルは常に一つですから、
差異が生じることはありません。

一方、ファイルを探す時は、いずれのフォルダ
にも保存されているため、見つけやすい
はず。

ショートカットって、実際に
使うとわかりますが、超便利ですよ!

“ショートカット”作成法

ちなみにショートカット作成法は以下の通り。

<Windowsにおける作成法>
1.エクスプローラを開く
2.該当ファイルにカーソルを合わせる
3.その状態で右クリックし、メニューを表示
4.「ショートカットの作成」を選択

後は出来上がったショートカットアイコンを
切り取り、必要なフォルダに貼るだけ。

最初はおっくうに感じるかもしれませんが、
慣れれば大した作業ではなくなります。

ということで、PCデータ整頓術、
おススメは、以下2点。

1)ファイル名に年月日を入れること
2)ショートカットを活用すること

この2つ、使いこむと本当に便利ですから、
ぜひ実務に取り入れていただきたいです。

PS

前回と今回の2回を使いご紹介した
PCデータ整理整頓術、いかがでしたか?

地味な作業ですが、その効果たるや絶大。
時間をかけ取り組み価値大ですから、
ぜひお試しあれ!

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